Одна из важнейших задач, стоящих перед HR-отделом любой компании, - это комплектование организации персоналом, ведь без сотрудников организация функционировать не может. Как же современные тенденции в управлении персоналом в сочетании с информационными технологиями могут повлиять на решение этой задачи?
Сегодня один из самых важных трендов HR-менеджмента – это концепция HR-Zero. Она заключается в том, чтобы, максимально автоматизировав ключевые HR-процессы, передать часть функций линейным руководителям, и создать в компании гибкую организационную среду, позволяющую специалистам по управлению персоналам сконцентрироваться на развитии команды и создании комфортного климата в коллективе. Вследствие чего возрастает роль линейных руководителей в управлении человеческим капиталом компании.
Такой принцип работы используют для усиления вовлеченности и лояльности сотрудников. Влияние линейного руководителя на эти процессы в несколько раз эффективнее аналогичных действий функционального специалиста, например, HR-специалиста. Это объясняется тем, что руководитель подразделения ближе к своим подчиненным, знает их лично, численность подчиненных у него, как правило, меньше, чем число сотрудников компании в соотношении к числу hr-специалистов.
Вовлеченность — это один из инструментов, который позволяет сплотиться, работать вместе, снимать, насколько возможно, эмоциональную напряженность и тревожность. А активное участие не только в HR-процессах, но и в работе компании в целом, — это мощнейший инструмент удержания сотрудников, который влияет, в том числе, на комплектование и привлечение новых работников.
Кроме персонала участниками HR-процессов в компании становятся и используемые информационные системы, которые в общем технологическом контуре являются контролерами и проводниками этих процессов. Да и сами эти процессы должны быть прежде всего осознаны, формализованы, описаны и закреплены в локальных нормативных актах организации.
Современные IT-решения автоматизируют HR-функции, которые раньше требовали времени и глубокой экспертизы профильных специалистов. Какие инструменты для этого есть? Система управления персоналом «БОСС», состоящая из двух решений: БОСС-HRM - это та часть, в которой ведется учет сотрудников: осуществляется управление трудовыми отношениями, происходит прием/перемещение работников, ведутся данные о сотрудниках и расчет заработной платы, и части БОСС-HCM - новой веб оболочки, обеспечивающей функции управления человеческими ресурсами, связанные с подбором, мотивацией, аттестацией, профилированием и т.д. Реализованная полностью на открытых технологиях, система «БОСС» обеспечивает технологическую независимость российских компаний. Разработка данного программного комплекса проходила при участии российского фонда развития информационных технологий (РФРИТ).
Рассмотрим применение концепции HR-Zero на базе системы управления персоналом «БОСС» на конкретной задаче – «Управление комплектованием персоналом».
Для того, чтобы персонал в организации был в наличии, нужно выстроить следующие бизнес-процессы:
1. «Управление организационным развитием» - база, включающая штатное расписание и различные иерархические структуры – то, куда будет подбираться персонал.
2. «Управление поиском и подбором персонала», т.е. наем персонала, комплектование из внешних источников.
3. Группа процессов, которые решают задачу «Комплектования из внутренних источников». Это управление кадровым резервом и карьерой, ротация и расстановка персонала.
Рассмотрим первый процесс, своеобразный фундамент компании - организационный менеджмент. В его основе лежат иерархические структуры, простейшие из которых имеют два уровня: генеральный директор, или собственник, и все остальные сотрудники. В реальности же специалисты насчитывают до 6-7 разновидностей: помимо непосредственно иерархической структуры в виде пирамиды есть проектная, матричная, дивизиональная, сетевая и другие. И современная автоматизированная система должна позволять строить и поддерживать любые виды иерархических структур. Причем, в компании может параллельно использоваться любое их количество: кроме перечисленных, например, проектная или более экзотическая географическая структуры. По своей функциональности система управления персоналом «БОСС» полностью покрывает процесс организационного проектирования персонала компании, в том числе одновременное ведение нескольких штатных расписаний.
Для того, чтобы извне подобрать сотрудников, оценить их работу и назначить обучающие мероприятия, нужно заранее определить и описать требования к должностям или ролям, которые есть в компании. Система управления персоналом «БОСС» позволяет собрать в единой структуре требования к должностям и их профилирование, которые предъявляется для различных уровней оперативной подчиненности.
Следующий бизнес-процесс - формирование заявок на персонал и управление вакансиями. Как упоминалось выше, концепция HR-Zero предполагает вовлечение всего персонала в HR-бизнес-процессы, поэтому руководители становятся полноценными участниками найма сотрудников, заполняя заявки на подбор в своем личном кабинете. Конечно, в системе «БОСС» есть соответствующая функциональность, как и во многих современных автоматизированных системах.
Формирование кадрового резерва важно для обеспечения предприятия персоналом и влияет, помимо прочего, и на оптимизацию расходов. Кадровый резерв - специально подготовленные работники, которые по своим профессиональным и личным качествам с учетом необходимости в любое время могут быть выдвинуты на вышестоящие планируемые должности.
По данным исследования HH, около 60% сотрудников терпят неудачу и плохо справляется своими новыми обязанностями в течение 24 месяцев после повышения. Причина - их повысили, но не подготовили, то есть не было работы с кадровым резервом. Также сотрудник не может быть вечно в составе кадрового резерва, и этот срок также можно отслеживать с помощью автоматизированной системы. Кроме того, необходимо планировать карьерный рост работников и доводить эту информацию до сотрудников - обучение, переводы на другие должности и пр. Кадровый резерв может быть, как вертикальный, так и горизонтальный и у сотрудника должен быть выбор направления своего профессионального роста.
Другой важнейший процесс, который работает на задачу управления комплектованием, - адаптация сотрудника на рабочем месте. Ускорение процесса вхождения в должность и сокращение уровня текучести на период адаптации - важнейшие задачи, которые HR-менеджеры должны решать вместе с руководителями и наставниками. Система «БОСС» и здесь может помочь в плане организации обучения, получения работником заданий в личном кабинете программы.
Таким образом, мы рассмотрели перечисленные выше HR бизнес-процессы по задаче управления комплектованием персоналом организации в соответствии с концепцией HR-Zero, и как современные информационные технологии, в частности система управления персоналом «БОСС», может в этом помочь.
Что касается применения автоматизированных систем, нужно помнить, что автоматизировать хаос невозможно. Для построения целостной системы управления человеческими ресурсами и их автоматизации необходимо прежде всего:
• Определить HR бизнес-процессы, обеспечивающие достижение установленных целей и задач.
• Распределить функции и установить ответственность между субъектами и объектами в бизнес-процессах и обеспечить их взаимодействие.
• Разработать систему показателей (KPI), отражающих состояние человеческих ресурсов организации и оценку функционирования кадровых бизнес-процессов, определить ответственность за их формирование и предоставление. Разработать методики расчета и анализа установленных показателей.
• Определить полномочия по анализу показателей и принятию управленческих решений.
И только после этого можно выбирать и внедрять автоматизированную систему.